Urenregistratie in Excel
Voor het bijhouden van uren kan Excel ook goed gebruikt worden. Zelfs als meerdere mensen tegelijkertijd hun uren moeten registreren voor dezelfde projecten, dan is dat geen probleem.
Als voorbeeld hebben wij een projectregistratie-tool ontwikkeld waarbij alle werknemers tegelijkertijd hun eigen urenregistratie in Excel kunnen doen in hun eigen bestand. Door middel van een synchronisatie knop is het mogelijk om alle uren op elk moment te verzamelen in het hoofdbestand. Niet alleen kan elke werknemer zijn/haar uren bijhouden, maar ze kunnen ook extra projecten aanmaken in hun eigen bestand. Ook deze worden met één druk op de knop gesynchroniseerd. Zelfs als mensen nog bezig zijn in hun eigen bestand.
In het hoofdbestand kunnen projecten en urenregistraties worden aangemaakt. Via de synchronisatie knop worden de gegevens uit alle urenregistraties van de verschillende werknemers gehaald en op de juiste plaats in het hoofdbestand gezet. Zelfs als de urenregistraties nog geopend zijn.
Verder worden alle gegevens uit de urenregistratie in een aparte tabel bijgehouden, zodat het gemakkelijk kan worden gebruikt voor extra rapportages.
Urenregistratie voor ZZP’ers of teams
Daarnaast hebben wij ook een urenregistratie in Excel gemaakt met wat meer details. Hierbij is het mogelijk om niet alleen per project, maar ook per klant en per afzonderlijke taak bij te houden hoeveel uren er zijn besteed. Met de timer-optie is het zelfs mogelijk om het programma het aantal uren bij te laten houden, in plaats van dat je dat zelf moet doen.
Deze urenregistratie is voor zowel ZZP'ers als voor hele teams te gebruiken. Net als in onze andere urenregistratie is het mogelijk om vanuit het hoofdbestand meerdere urenregistratie excelbestanden aan te maken voor teamleden. Vervolgens kunnen de gegevens uit deze bestanden worden gesynchroniseerd. Daarnaast is het ook mogelijk om in het hoofdbestand zelf direct uren bij te houden, zonder dat je extra urenregistratie bestanden hoeft te maken.
Per project kan er bekeken worden welke taken zijn uitgevoerd en hoeveel tijd/geld dit heeft gekost.
Het dashboard van de urenregistratie in Excel.
Per dag kunnen er taken worden toegevoegd. Je kunt direct invullen hoeveel uur er per taak is besteed, of gebruik maken van de timer.
Ten slotte kan bij deze urenregistratie ook rekening gehouden worden met het budget per project. Dit budget kan uit een aantal uren bestaan, maar ook uit een bedrag. Per gebruiker kan een uurtarief worden ingevuld en bij elke taak kan aangegeven worden of dit door gefactureerd moet worden op een project. Je kunt daarnaast ook gebruik maken van een uurtarief per project, of bepalen om geen uurtarief te gebruiken.
